Refonte de l’architecture et des interfaces d’une plateforme d’assistance à destination de salariés

Fin 2022, nos partenaires Mellon Mellon de la Briqueterie font appel à nous pour les accompagner dans la refonte de la plateforme Lily facilite la vie.

 

Contexte

Lily facilite la vie est la 1ère application d’assistance personnalisée 100% française, pour améliorer le quotidien des salariés. C’est un véritable réseau de soutien dans un espace sécurisé pour trouver en un clic les bons conseils et interlocuteurs au bon moment. En parallèle de leur refonte marketing, l’entreprise souhaite offrir à leurs utilisateurs une nouvelle expérience mémorable sur leur produit. Kirk a ainsi été missionné pour amener de la valeur à un produit qui, nous pensons, devrait être indispensable pour tous les salariés.

 

Enjeux

👉 Identifier les besoins, les points d’enchantement/friction des utilisateurs

👉 Concevoir une nouvelle expérience de découverte, compréhension et utilisation mémorable

👉 Créer un socle ergonomique optimal et évolutif

👉 Faciliter l’autonomie des équipes pour l’optimisation continue des futurs parcours & pages de la plateforme

 

Plan d’actions

 

 

1. Définition des points d’enchantement et de friction des utilisateurs sur l’outil actuel

Le projet a débuté avec un atelier de Découverte sur l’outil FigJam. Cet atelier a pour objectif de faciliter la montée en compétences de l’équipe Kirk et de rapidement comprendre les enjeux. Nous avons ainsi convié les équipes projet et technique de Lily facilite la vie et de nos partenaires de la Briqueterie. Dans un premier temps, nous avons demandé aux équipes de Lily de nous partager ce qu’ils pensent savoir de leurs utilisateurs. Cette façon de récolter des données nous permet d’apprendre des choses parfois surprenantes sur la manière dont les utilisateurs interagissent avec un produit.

 

Insights identifiés lors de l’atelier de Découverte sur FigJam

 

Puis dans un second temps, nous leur avons demandé de réaliser une revue de l’existant. En se basant sur ce qu’ils connaissent du produit : quels sont selon eux les avantages et les inconvénients ? Grâce à ces données, nous pouvons ainsi rapidement constater la manière dont ils perçoivent leur propre produit. Cela permet aussi de mettre le doigt sur des fonctionnalités ou objets qui ne sont pas clairs et qui ont donc besoin d’être gardés en tête.

 

Revue de l’existant sur FigJam

 

2. Création d’une User Journey sur la base des besoins identifiés

Toujours sur FigJam et dans la continuité de l’atelier de Découverte, nous avons réalisé une User Journey. Cette dernière a pour but d’avoir une vue globale sur les actions qui devront figurer dans la nouvelle version du produit, puis de les prioriser. Pour ce faire, nous identifions les parcours qui doivent pouvoir être réalisés par les utilisateurs et listons les actions sous la forme d’une cartographie. Nous demandons ensuite aux équipes de réagir là-dessus.

 

Les participants votent pour chacune des actions listées

 

3. Création d’une Architecture de l’Information

En parallèle, nous avons travaillé sur l’Architecture de l’Information du futur produit. Sur FigJam et sous la forme d’une arborescence, nous avons représenté l’ensemble des grandes sections et des pages de la plateforme. C’est un livrable de référence pour toutes les parties prenantes car il permet d’avoir un angle de vue plus concret pour visualiser la manière dont sera construit le produit.

 

Architecture de l’information réalisée sur FigJam

 

4. Définition d’un Product Backlog

Avant de débuter la phase de conception des maquettes, nous avons créé un Product Backlog sur Notion. Le Product Backlog sert à encadrer la mission en termes de temps et de tâches à réaliser. Le designer estime, tâche par tâche, le temps que cela lui prendrait de les réaliser. C’est une manière de périmétrer et cadrer la mission et de mettre de la valeur là où elle est nécessaire. C’est un document partagé à l’ensemble de l’équipe car il permet aussi à toutes les parties prenantes de suivre l’état d’avancée des maquettes.

 

Product Backlog sur Notion

 

5. Conception et itérations des wireframes

Une fois le Product Backlog validé, la conception des wireframes débute sur Figma. Les wireframes sont des maquettes réalisées en « basse-fidélité », c’est-à-dire sur lesquelles aucune charte graphique n’est appliquée : tout est conçu en noir et blanc. Cela permet de se concentrer sur le côté fonctionnel plutôt que le visuel – et ainsi, itérer et ré-itérer rapidement sur le fond.

 

Exemples de wireframes sur Figma

 

Cette phase est organisée en sprints avec en fin de semaine une revue générale à laquelle la core team est conviée.

 

Revue avec la core team

 

Avant chaque revue avec toute l’équipe, nous prenons le temps d’échanger avec les développeurs sur les maquettes et leur faisabilité du côté technique. Cela nous permet d’être sûrs de ce qui va pouvoir être réalisé dans le temps imparti. Parfois, lorsque cela était nécessaire, nous avons réalisé des revues en asynchrone, enregistrées sur Loom. Cela permet de partager rapidement des mises à jour des maquettes sans avoir à mobiliser l’équipe entière.

 

Revue asynchrone sur Loom

 

6. Création du Visual Design et des maquettes graphiques

Lorsque tous les wireframes ont été validés, nous avons réfléchi à une piste graphique, le but étant de garder la charte graphique actuelle. Ainsi, pour la moderniser, nous avons amené d’autres couleurs qui ont permis de dynamiser les maquettes. Comme en phase de wireframes, celle-ci était organisée en sprints.

 

 

7. Conception d’un Design System

En parallèle de la conception des maquettes graphiques, nous avons créé une librairie Figma dans laquelle les composants principaux ont été répertoriés. Le fichier est divisé en 3 parties :

• Style guide : Page qui regroupe la typographie (polices, styles de texte) et les couleurs utilisées ;
• Composants : Page qui recense tous les éléments systémisés des maquettes, c’est-à-dire qu’on peut retrouver à différents endroits des maquettes, et qu’on va pouvoir ré-utiliser dans le futur. Par exemple : boutons, barre de navigation, champs… ;
• Grille : Page qui regroupe les grilles utilisées.

Ce document est un repère et permettra au client d’être autonome dans le futur, lorsqu’ils voudront créer une nouvelle page simple par exemple.

 

Extrait du Design System

 

8. Création d’un prototype animé

Pour finir, nous avons réalisé un prototype animé sur Figma. Le client et son équipe technique peuvent ainsi se projeter et surtout comprendre les mécanismes interactifs que nous avons imaginé derrière les maquettes.

Et ce qu'en dit Lily facilite la vie ?